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Doumentazione da presentare a Domanda di Saldo (Enti Pubblici)

 

DOCUMENTAZIONE PER PRESENTAZIONE DOMANDA DI PAGAMENTO A SALDO

 

ENTI PUBBLICI

La domanda di pagamento, da presentarsi esclusivamente tramite il sistema ARTEA, contiene la richiesta di erogazione del pagamento a titolo di saldo.

Le domande di pagamento del saldo devono pervenire in forma completa, allegati compresi entro il termine stabilito nel contratto per l’assegnazione dei contributi o nell’eventuale atto di proroga del termine per la presentazione della domanda di pagamento.

La domanda si intende pervenuta dalla data di ricezione nel sistema ARTEA.

La presentazione della domanda di saldo dopo il termine prescritto, e comunque non oltre 25 giorni di calendario dallo stesso, comporta una riduzione pari all’1% per ogni giorno lavorativo di ritardo, dell’importo per il quale il beneficiario avrebbe avuto diritto se avesse inoltrato la domanda in tempo utile (in analogia con quanto previsto dal Reg. CE n. 640/2014, art. 13); un ritardo nella presentazione della domanda di pagamento oltre i 25 giorni di calendario dal termine prescritto comporta la decadenza dal contributo e la revoca del contratto per l’assegnazione dei contributi.

Nella domanda di pagamento devono essere rendicontate tutte le spese sostenute fino al momento della presentazione della domanda stessa in relazione agli investimenti ammessi a contributo, inserendo nel sistema ARTEA l’oggetto della spesa nonché i riferimenti dei documenti giustificativi della spesa e dei relativi pagamenti.

Sono ammesse solo le spese rendicontate correttamente nella domanda di pagamento e corredate dei giustificativi e di quant’altro previsto ai fini della loro ammissibilità nel paragrafo “Spese ammissibili/non ammissibili” DELLE Disposizioni Comuni”. L’istruttoria della domanda di pagamento si svolge unicamente sui documenti immessi nel sistema ARTEA.

Gli originali di tali documenti devono essere conservati per almeno 5 anni successivi alla data di ricezione nel sistema ARTEA della domanda di pagamento; deve inoltre essere assicurata la pronta reperibilità degli originali stessi entro due giorni lavorativi dalla richiesta, in caso di eventuali controlli successivi.

DOCUMENTAZIONE MINIMA DA ALLEGARE ALLA DOMANDA DI PAGAMENTO

Di seguito viene elencata la documentazione minima necessaria per la domanda di pagamento del saldo, da prodursi contestualmente alla domanda mediante inserimento nel sistema ARTEA

  1. relazione sul progetto realizzato, a firma congiunta del direttore dei lavori e del responsabile dei lavori, che evidenzi le eventuali differenze rispetto al progetto iniziale approvato e che attesti la regolare esecuzione dei lavori, la data di inizio e di fine dei lavori/investimenti (per fine dei lavori/investimenti si intende la data di chiusura dei lavori e dei pagamenti), la data dell’ultimo sopralluogo del direttore dei lavori;
    1. Nella relazione deve essere riportato: Foglio Particella e riferimenti a dimostrazione il titolo di possesso del luogo oggetto di investimento;
    2. Descrizione degli investimenti previsti e realizzati dando evidenza delle eventuali varianti o adattamenti tecnici realizzati e degli obiettivi raggiunti;
  • Descrizione della procedura seguita per l’affidamento dei lavori/ acquisto fornitura/beni e servizi nel rispetto del D.Lgs.50/2016 e ss.mm. ii. Per poter rispondere in sede di istruttoria della domanda alla check list prevista da circolare ARTEA n. 7/2018;
  1. documentazione relativa alle procedure di selezione dei fornitori e all’affidamento/esecuzione degli appalti in ottemperanza alle normative vigenti in materia di appalti pubblici, tenuto conto degli obblighi di riservatezza in relazione alle procedure in corso. La documentazione deve anche evidenziare le misure prese al fine di pubblicizzare l’appalto;
  2. relazione firmata dal richiedente in cui è riportata:

-       elaborati grafici (architettonici, strutturali etc..) comprendenti, nel caso di investimenti su beni immobili, della relativa cartografia topografica (scala minima 1:10.000) e catastale;

  1. nel caso di lavori a misura, computo metrico consuntivo dei lavori effettivamente eseguiti e della relativa spesa, redatto con la stessa impostazione del computo preventivo, o tale da permetterne un facile raffronto, accompagnato dalla relativa contabilità consuntiva analitica dei lavori e comprensivo della contabilità degli eventuali beni e servizi forniti direttamente dal richiedente o dai suoi coadiuvanti; il documento deve evidenziare le eventuali differenze rispetto al computo metrico iniziale, nonché, nel caso di fornitura diretta di beni e servizi, delle modalità con cui gli stessi sono stati eseguiti, specificando i mezzi tecnici impiegati, il materiale autoprodotto ed l’idoneo personale utilizzato per la realizzazione delle singole tipologie di lavoro;
  2. certificato di regolare esecuzione dei lavori emesso dal D.L. e confermato dal Responsabile del Procedimento o collaudo ai sensi della normativa sui Lavori Pubblici;
  3. relazione firmata dal richiedente in cui è riportata: elaborati grafici (architettonici, strutturali etc..) comprendenti, nel caso di investimenti su beni immobili, della relativa cartografia topografica (scala minima 1:10.000) e catastale;
  4. nel caso di lavori a misura, computo metrico consuntivo dei lavori effettivamente eseguiti e della relativa spesa, redatto con la stessa impostazione del computo preventivo, o tale da permetterne un facile raffronto, accompagnato dalla relativa contabilità consuntiva analitica dei lavori e comprensivo della contabilità degli eventuali beni e servizi forniti direttamente dal richiedente o dai suoi coadiuvanti; il documento deve evidenziare le eventuali differenze rispetto al computo metrico iniziale, nonché, nel caso di fornitura diretta di beni e servizi, delle modalità con cui gli stessi sono stati eseguiti, specificando i mezzi tecnici impiegati, il materiale autoprodotto ed l’idoneo personale utilizzato per la realizzazione delle singole tipologie di lavoro;
  5. documentazione fotografica pre e post realizzazione del progetto, tale da permettere la valutazione dell’intervento realizzato;
  6. documentazione attestante il rispetto degli obblighi di informazione, comunicazione e pubblicità (vedi facsimile editabile, presente nel sito del Gal Appennino Aretino, sezione bandi, documenti utili – attuazione progetti – obblighi di pubblicità)
  7. per le opere/interventi che lo richiedono:
    1. certificazione di agibilità ovvero dichiarazione in merito del direttore dei lavori;
    2. certificazione di conformità dell’impiantistica elettrica (se non compreso nel certificato di agibilità);
    3. certificazione di conformità dell’impiantistica idrotermosanitaria (se non compreso nel certificato di agibilità);
  8. copia di eventuali contratti di appalto dei lavori con relativo elenco prezzi;
  9. copia delle fatture relative ai lavori, acquisti e servizi inerenti il progetto, corredate dai relativi documenti di pagamento , riportante il Codice Unico Progetto ARTEA (CUP ARTEA) e/o CUP CIPE vedi Circolari ARTEA n.9 e n.10;
  10. copia delle certificazioni attestanti che le macchine, le attrezzature, gli impianti produttivi e idrotermosanitari rispondono alle norme CE;
  11. dichiarazione, che per ciascuna fattura o altro documento contabile avente forza probante equivalente, relativa ad acquisti di materiali o servizi il beneficiario non ha ricevuto note di credito salvo quelle ivi indicate;
    1. la valutazione della relazione finale, firmata dal beneficiario, in relazione a quella presentata con la domanda di aiuto;
    2. la verifica del possesso di tutte le certificazioni/autorizzazioni obbligatorie relative alla destinazione dei beni oggetto del finanziamento;
    3. la verifica della conformità dei documenti giustificativi della spesa e dei pagamenti alla contabilità consuntiva dei lavori e/o acquisti; nel caso di altri documenti contabili aventi forza probante equivalente, presenti in rendicontazione in un numero maggiore di 30, se accompagnati da un attestato riepilogativo a firma del responsabile amministrativo , è possibile procedere con una verifica su di un campione degli stessi. In quest’ultimo caso deve essere rispettato l’intervallo di confidenza indicato nella successiva ‘tabella di confidenza’;
    4. la definizione dell’importo complessivo della spesa ammessa e del relativo contributo spettante, nei limiti di quanto assegnato;
    5. la verifica delle condizioni di accesso, dei criteri di selezione quando previsto, e della coerenza all’attuale indirizzo produttivo e dimensione aziendale;
    6. Per gli Enti pubblici; la verifica della conformità dell’operazione con la normativa nazionale e regionale in materia di appalti pubblici.
  12. la conformità di quanto realizzato con l’operazione a quanto era stato ammesso a contributo in base alla domanda di aiuto;
  13. l’avvenuta fornitura e l’esistenza dei prodotti e dei servizi/lavori acquisiti o realizzati;
  14. la corrispondenza degli investimenti alle spese oggetto della domanda;
  15. il funzionamento e la funzionalità degli investimenti alle attività previste nella domanda di aiuto;
  16. la verifica del corretto adempimento degli obblighi di pubblicità previsti dal paragrafo ‘Disposizioni in materia di informazione e pubblicità’.

Nel caso che, durante l’istruttoria, risulti necessario acquisire ulteriore documentazione, i termini della fase istruttoria sono sospesi. In tal caso l’istruttore competente nella lettera di richiesta della documentazione indica il termine massimo per la presentazione della stessa. La mancata presentazione della documentazione integrativa nei termini indicati comporta l’applicazione di sanzioni o revoca disciplinate con apposito atto di Giunta regionale in attuazione del DM n. 2490del 25/1/2017e ss.mm.ii..

ACCERTAMENTO FINALE

La presentazione della domanda di pagamento a saldo attiva la fase di accertamento finale di esecuzione dell’operazione oggetto del contributo.

In fase di accertamento di domanda di saldo deve essere effettuata, oltre alla verifica della documentazione prodotta, una visita sul luogo, per la verifica delle realizzazioni e degli acquisti previsti nella domanda di aiuto e confermati dal contratto per l’assegnazione dei contributi.

La verifica documentale comprende:

La visita sul luogo è articolata in modo da accertare:

Gli originali delle fatture o degli altri documenti contabili aventi forza probante equivalente, elencati nella domanda di pagamento, devono essere annullati mediante l’apposizione della data e di un timbro

A SEGUITO DELLO STATO DI EMERGENZA EPIDEMIOLOGICA DA COVID 19, L’ACCERTAMENTO DERIVATO DALLA VISITA SUL LUOGO VIENE NORMATO DALLA CIRCOLARE APPLICATIVA ARTEA N.11 DEL 26/03/2020 che dispone quanto sotto riportato:

E’ ADOTTATA per tutti i pagamenti di Saldo per i quali non è stato svolto il controllo in situ e fino alla data indicata da successiva comunicazione, la Circolare Applicativa ARTEA n.11 del 26/03/2020 che prevede che l’accertamento derivato dalla visita sul luogo viene garantito dalla:

-      valutazione della relazione tecnica al fine di verificare la conformità di quanto realizzato con l’operazione a quanto era stato ammesso a contributo in base alla domanda di aiuto

-       verifica del materiale fotografico a corredo della documentazione per constatare l’avvenuta fornitura e l’esistenza dei prodotti e dei servizi/lavori acquisiti o realizzati e per la verifica del corretto adempimento degli obblighi di pubblicità previsti dal paragrafo ‘Disposizioni in materia di informazione e pubblicità’

-       valutazione delle causali di spesa riportate nella fatturazione e nei computi metrici per la verifica della corrispondenza degli investimenti alle spese oggetto della domanda;

-       rilascio di apposita dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da parte del beneficiario sul funzionamento e sulla funzionalità degli investimenti alle attività previste nella domanda di aiuto

-       la vidimazione delle fatture” è svolta nel momento in cui vengono acquisiti i documenti di spesa fiscalmente validi e contenenti l’indicazione del ‘CUP Artea’ di riferimento, così come previsto nella Circolare applicativa Artea n.9/2018

-       Altresì

-       la sottoscrizione del verbale di sopralluogo da parte del beneficiario è sostituito dalla redazione del verbale di sopralluogo da parte del tecnico istruttore ove viene indicato:

  • Nelle more dell’adozione di una specifica disposizione normativa, l’istruttoria della domanda di pagamento è svolta e conclusa in base alla verifica documentale. La visita presso l’azienda non è stata effettuate a causa dell’emergenza epidemiologica ‘Covid 19’. Tale visita potrà avvenire al termine del periodo di emergenza, riservandosi, in tale sede di effettuare:
    • l’annullamento degli originali delle fatture o di altri documenti contabili;
    • qualsiasi ulteriore verifica o richiesta di documentazione necessaria.
    • Tale verbale è inviato all’indirizzo PEC del beneficiario.

DOCUMENTAZIONE DA PRODURRE IN SOSTITUZIONE DELLA VISITA IN LUOGO

  • per ottemperare a quanto previsto agli obblighi di pubblicità, oltre che la targa copia di quanto riportato nel Sito dell’Ente in riferimento all’investimento finanziato.

 

Si rinvia alla sezione del sito GAL APPENNINO ARETINO – SEZIONE BANDI – DOCUMENTI UTILI ATTUAZIONE PROGETTI PER gli approfondimenti di: